V souladu s NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislost se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) informuje Městská knihovna v Hulíně své uživatele níže uvedenými opatřeními:
Účely zpracování osobních údajů (GDPR) jsou:
- evidence uživatelů, se kterými má provozovatel knihovny uzavřenu smlouvu,
- poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb na základě knihovního zákona a blíže vymezených Knihovním řádem,
- zasílání zpráv přímo se vztahujících k plnění těchto služeb. Právním důvodem ke zpracování osobních údajů je plnění smlouvy.
Knihovna postupuje při zpracování osobních údajů podle Nařízení o ochraně fyzických osob (GDPR), resp. vnitřní směrnice a dalších obecně závazných právních předpisů. Knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tmto účelem ověřuje. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci knihovny manuálním a automatzovaným způsobem. Při manuálním zpracování jsou data ukládána do uzamčených skříní pod dohledem odpovědného zaměstnance. Přístup je omezen pouze na pověřené zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů. Počítačové databáze jsou uloženy a zálohovány na serveru a přístup k datům je chráněn systémem přístupových hesel v rozsahu potřebném k plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.
Měk Hulín zpracovává základní a další osobní údaje, statstcké údaje, údaje služební, údaje účetní a právní. Údaje jsou zpracovávány za účelem:
- a) poskytování služeb čtenářům,
- b) ochrany majetku Měk Hulín a knihovního fondu,
- c) hodnocení spokojenost čtenářů a kontroly jakost práce zaměstnanců Měk Hulín,
- d) statstckého hodnocení činnost Měk Hulín,
- e) evidence pohledávek a účetních operací,
- f) postupu při vyřizování žádost čtenářů,
- g) informování o službách poskytovaných Měk Hulín.
Základními údaji registrovaného čtenáře jsou jeho:
- a) jméno a příjmení,
- b) datum narození,
- c) bydliště,
- d) osobní doklad, kterým byla ověřena totožnost uživatele a správnost jím uvedených identikačních údajů.
Dalšími údaji, které však žadatel o registraci není povinen uvést, jsou:
- a) další adresa,
- b) e-mailová adresa,
- c)mobil/telefon,
- d) akademické tituly,
- e) údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP či ZTP-P (kvůli slevě).
Knihovna dále o uživateli vede:
- a) Údaje služební tzn. údaje o tzv. transakcích – čtenářské průkazy, provedení a ukončení absenční výpůjčky, MVS, registrace výpůjčky, její prodloužení, odeslané upomínky, rezervaci, přihlášení čtenáře k počítačové sít, internetu resp. poznámky vztahující se k porušení ustanovení KŘ a to zejména náhrada škody.
- b) Údaje účetní tzn. údaje o provedených inančních transakcích mezi uživatelem a knihovnou, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
- c) Údaje právní tzn. údaje o právních krocích, které knihovna učinila vůči čtenáři, který se ocitl v prodlení se splněním svého dluhu.
Uchovávání osobních údajů
- Osobní údaje uživatele nebo jeho zástupce, knihovna uchovává na originálech a kopiích písemnost, kterými jsou přihláška uživatele, účetní a právní doklady.
- Písemnost jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
- Osobní údaje uživatele nebo jeho zákonného zástupce, knihovna uchovává v počítačových databázích, které dokumentují údaje v rozsahu dle bodu 6 – 8,čl. 4 včetně změn Knihovního řádu.
- Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazeném serveru. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.
- Osobní údaje uživatele nebo jeho zákonného zástupce, knihovna zálohuje a uchovává stav databází uvedených v bodě 3 tohoto článku vždy k určitému datu. K zálohám má právo přístupu pouze odpovědný zaměstnanec.
- Knihovna předává osobní údaje třetm osobám pouze tehdy, jestliže o to požádá uživatel ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní předpis nebo v případě ochrany svých práv vůči dlužníkovi čl. 19, 20, 21 Knihovního řádu.
Doba zpracovávání osobních údajů a jejich likvidace
- Knihovna zpracovává osobní údaje od okamžiku, kdy žadatel o registraci předá vyplněnou přihlášku.
- Osobní údaje uživatele knihovna anonymizuje, jakmile uživatel projeví přání dále nebýt registrovaným uživatelem. Podmínkou je, že tento uživatel nemá vůči žádný dluh.
- Osobní údaje uživatele knihovna likviduje v databázi i bez jeho pokud od konce posledního registračního období uplynuly dva roky, a zároveň event. uplynul jeden rok od vypořádání jeho posledního dluhu.
- Účetní údaje knihovna likviduje vždy po uplynut 5 let dle Skartačního a spisového řádu knihovny.
- Knihovna nelikviduje základní osobní údaje uživatele, kterému byly rozhodnutm odepřeny služby registrovanému uživateli, po dobu trvání tohoto opatření.
- Osobní údaje zákonného zástupce uživatele likviduje knihovna, jakmile pominul důvod pro zastupování.
- Pokud je táž osoba zároveň uživatelem či jeho zákonným zástupcem, likviduje knihovna její osobní údaje teprve, když zanikne poslední z těchto vztahů.
- Uživatel, který vůči knihovně nemá žádný dluh, může žádat o částečnou likvidaci některých svých osobních údajů, aniž by přitom byla ukončena jeho registrace za uživatele. Částečné likvidaci podléhají údaje o registrovaných prezenčních a absenčních výpůjčkách, rezervacích.
- Osobní údaje registrovaného uživatele zaznamenané v listnné podobě likviduje knihovna skartací dle Skartačního a spisového řádu knihovny (z.č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
- Osobní údaje registrovaného uživatele zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním identikačních údajů (anonymizace). Takto anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statstcké účely.
Další informace jsou popsány v Knihovním řádu.
V Hulíně 25.5.2018
Jarmila Zakravačová, vedoucí knihovny
